Como administrar um condomínio | Terceirizar ou Assumir
Precisa saber como administrar um condomínio?
No final desse post você terá as informação mais importantes para o inicio da sua gestão.
Faz parte dos condomínios normalmente um sistema de revezamento para realizar a sua gestão.
Em muitos casos nenhum condômino pretende exercer a função de síndico, nesse momento ocorre o revezamento entre os moradores e um dia você deverá realizar esse serviço.
A questão é que a maioria das pessoas não tem ideia de por onde começar e ficam totalmente perdidas.
Veja aqui informações para você assumir um condomínio com maior segurança e tranquilidade.
Contratar uma Administradora de Condomínios
A responsabilidade de um síndico é muito grande e mesmo não sabendo, em caso de acidentes de trabalho, furto do caixa do condomínio ou até discussões que passam da medida o Síndico pode ser responsabilizado até responder na justiça.
Uma solução muito plausível é contratar uma empresa especializada para gerir o seu condomínio.
A solução da Administradora de Condomínios irá realizar nas áreas:
• Jurídica e Cobranças
• Departamento Pessoal
• Departamento Contábil
Além disso uma empresa terceirizada poderá ser um ponto de apoio para solucionar de forma isenta os problemas de relacionamento no condomínio.
Lembre-se de que a contratação de uma administradora de condomínios não isenta 100% a responsabilidade dos síndicos, devendo assim realizar o acompanhamento da gestão para evitar problemas.
Contratar um Síndico Profissional
Tem uma outra possibilidade que é a contratação de um Síndico Profissional.
No caso da contratação desse profissional deve-se acompanhar ainda mais de perto a gestão do condomínio.
O Síndico Profissional tem benefícios de ter maior responsabilidade no condomínio, porem tem um custo mais alto por causa dos impostos (ele será um funcionário do condomínio, portanto deverá receber os benefícios pela sua contratação).
Você deve ter ciência que precisa ter a total confiança e pleno acompanhamento para contratar esse profissional.
Verifique toda a ficha do Síndico Profissional como se estivesse contratando um funcionário para a sua empresa.
Faça você mesmo a função de Síndico
Veja aqui os assuntos mais importantes para todos os Síndico de Condomínios:
Lei do condomínio: Veja aqui na íntegra, a lei, convenção de condomínios, despesas, uso das áreas comuns, seguro do condomínio, informações sobre a Assembléia geral, incorporação, infrações que podem ser impostas:
Verificação da situação financeira
Ao assumir a função de síndico a primeira ação que você precisa ter é de verificar toda a situação financeira do condomínio e agendar uma reunião para fazer a demonstração financeira e se necessário já propor as mudanças nas taxas.
A situação financeira não engloba somente os valores no caixa do Condomínio, ou os inadimplentes e sim todas as contas à pagar, acertos com funcionários (se for o caso), valores pendentes com mão de obra contratada ou terceirizada, além das dívidas e empréstimos contraídos pela administração anterior.
Avaliação de corte de custos
A gestão condominial feita de forma correta deve conter a avaliação de corte de custos para equilibrar as contas, seguem abaixo alguns passos para propor essa contenção de gastos:
• Avaliar os custos atuais com funcionários contratados;
• Fazer uma comparação de mão de obra contratada (com todos os impostos devidos) e da mão de obra terceirizada.
• Verificar a necessidade da frequência dos serviços de manutenção.
• Realizar a troca das lâmpadas das áreas comuns para lâmpadas econômicas.
• Caso necessário trocar os interruptores das lâmpadas das áreas comuns para lâmpadas com sensores que acendem as lâmpadas automaticamente.
• Avisar os condôminos sobre a necessidade do uso consciente da água no condomínio (Principalmente no caso de água paga juntamente com o valor do condomínio).
• Verificar se existe uma discrepância nas contas de gás e luz do condomínio, para saber se pode ter algum vazamento de gás ou até mesmo fuga de energia dos cabos.
Morar em condomínio tem diversas vantagens como: maior segurança, custos menores em comparação com casas seguindo o mesmo critério e ainda poder contar com espaços comuns de convivência como playgrounds, área de lazer e salão de festas.
Esses benefícios geram também maiores custos de manutenção e você deve ter atenção em cada detalhe, principalmente se você é o responsável por administrar..
Avaliar a necessidade de software para administração de condomínio
Onde não existe controle não tem como saber onde deve economizar e onde deve realmente realizar investimentos.
Um software focado em gestão condominial irá facilitar a geração dos boletos, a verificação dos inadimplentes e o controle financeiro do condomínio.
Algumas plataformas ajudam também na comunicação entre os condôminos, onde ajuda a organizar as prioridades.
Serviços de Manutenção do Condomínio
A fidelização com empresas especializadas na manutenção pode auxiliar na redução dos custos do condomínio.
A dedetização e a limpeza de caixa d´água por exemplo são serviços que devem ser realizados duas vezes por ano.
Deve-se ter o devido cuidado com as questões trabalhistas dos terceirizados.
Isso pode gerar uma demanda judicial caso algum funcionário fique insatisfeito por algum motivo.
Acompanhe sempre a evolução do Condomínio
O síndico de um condomínio é um representante de todos os moradores dos prédios/condomínios.
Dessa forma mesmo que haja um serviço autorizado de uma Administradora de Condomínios ou de um Síndico Profissional, você deve saber o básico de como administrar um condomínio e realmente sempre acompanhar principalmente o balanço financeiro.
Existem muitas demandas judiciais motivadas exclusivamente pela má gestão financeira ou gestão de pessoas.
Abra canais de comunicação com os condôminos
A tecnologia de hoje permite uma grande facilidade na abertura de canais de comunicação.
Dessa forma você pode usar o aplicativo para smartphone Whatsapp, fazer o cadastro em mídias sociais com grupos de discussão fechados. Exemplo: Comunidade fechada Google Plus e Comunidade fechada do Facebook.
Dicas rápidas sobre como administrar um condomínio
Colocação de lixo em dias errados
Assim que assumir como síndico informe fixe no mural de avisos do condomínio as datas e horários para colocação de lixo fora do condomínio, isso pode evitar a sujeira fora do condomínio (moradores de rua abrem o lixo para aproveitar algum material ou procurar latinhas).
Após deixar informado fique atento para notificar quem descumprir essa norma. Em condomínios que possuem sistema de CFTV (Sistema de câmeras e monitoramento) podem ajudar a verificar os infratores.
Aprovação de orçamentos
Sempre faça a votação nas reuniões de condomínios antes de aprovar um orçamento para melhoria e adequações. Ainda assim sempre peça e arquive no mínimo 3 orçamentos para que você tenha argumentos caso haja alguma reclamação sobre a sua administração das finanças.
O síndico pode abrir uma exceção somente em caráter de extrema urgência e que seja justificável, como um grande vazamento de água ou gás do condomínio.
Solução de problemas de relacionamento
É extremamente natural que exista problemas de relacionamentos entre os condôminos. Isso porque muitas vezes ocorre o descumprimento das normas do condomínio, da Lei do Silêncio, e também um desrespeito e falta de bom senso. Nesses casos:
- Nunca leve para o lado pessoal, procure resolver de forma documentada (envio de infrações por e-mail e conversa formal).
- Não eleve o tom de voz, isso pode gerar mais um problema ao invés de solução.
- Tenha cuidado para não descriminar as pessoas, usar de linguagem preconceituosa e procure ser isento e escutar os dois lados antes de tomar uma ação para solução dos problemas.
- Coloque prazo para a solução dos problemas, exemplo de notificação (a partir dessa data caso haja desrespeito da Lei do Silêncio, o infrator irá arcar com a multa de R$).
